1. 通知公告

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    关于做好2019级新生档案归档工作的通知

    作者:杨蕾    出处:档案馆   日期: 2019-09-10 08:56:19  点击:

    各学院、研究生院:

    为做好2019级新生档案收集、整理、移交工作,确保每位新生档案齐全、完整、安全归档,现将有关事项通知如下:

    一、工作要求

    1.归档范围与分工。本科生(含“3+2”学生)档案由各学院收集归档,归档范围为:入学前档案(含高中或专科档案、高考报考材料、入团志愿书、入党材料等)、学生登记表(一式两份);研究生档案由研究生院收集归档,归档范围为:入学前档案(含本科及以前档案、工作经历材料、入团材料、入党材料等)、研究生入学登记表(一式两份)、研究生录取登记表。

    2.档案装袋。各学院在本科生(含“3+2”学生)报到后及时收集新生档案,将档案按“一生一袋”装入档案馆下发的学生档案袋中。如一名学生的入学前档案分装多袋的,请按上述归档范围合并装入一个学生档案袋中。研究生新生档案由研究生院进行档案审核时统一装袋。

    3.档案整理与登记。各学院将新生档案分班级按学号顺序、研究生院将新生按学号顺序进行整理排列,仔细核对档案情况,按要求填写《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》(见附件,电子版可登录档案馆网站“下载中心”栏下载)。

    4.档案归档。各院将整理好的档案及经审签的《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》向档案馆学生档案室移交归档。档案馆将对照《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》逐份核对无误后,接收档案。为避免移交时排队等候,请提前联系档案馆学生档案室商定移交时间。

    二、注意事项

    1.新生档案袋由档案馆统一制作并贴好学生信息标签,请各学院于9月16日后到档案馆学生档案室领取。

    2.新生的党组织材料请按组织部要求完成党员资格审查后,随同入学前档案一并移交档案馆,注意按要求在《新生档案移交明细表》“党组织材料”栏打“√”。

    3.非特殊需要请不要在档案馆下发的学生档案袋上做任何标记。若同一班级学生有重名的,请在档案袋上用铅笔注明身份证号码以示区分。

    4.《新生档案移交明细表》《新生档案移交汇总表》是归档备查的依据,应准确填写,避免错漏,且必须与档案材料一一对应。

    5.本科生(含“3+2”学生)学生登记表一式两份,一份装入学生档案袋,一份以班级为单位按学号顺序整理后归档。研究生入学登记表一式两份,一份装入学生档案袋,一份按学号顺序整理后归档。

    6.各院请于10月31日前将整理好的新生档案移交档案馆。移交前,务必指定专人妥善保管,确保档案材料安全,防止丢失、损毁等现象发生。

    三、业务指导

    1.档案馆学生档案室负责新生档案归档工作的业务指导与监督,办公室为行政楼五楼B501,业务指导人杨老师、廖老师,联系电话59750765。

    2.为便于归档工作业务沟通与交流,请各院指定一名老师作为联系人,将其姓名、联系电话、QQ号于9月15日前告之学生档案室杨老师。

    3.为提高归档质量,档案馆编制了《本科新生档案整理归档操作指南》供参考,请发至各新生班和新生档案工作人员,指导归档工作。


    附件:1.新生档案移交汇总表

    2.新生档案移交明细表

    3.本科新生档案整理归档操作指南


                                             档案馆 2019年9月9日


    附件1

    _____学院2019级新生档案移交汇总表

    序号

    班级

    应交数

    实交数

    未交档学生名单






















































































    共计




    注:此表可复印,学院各班级明细请附后。(研究生院参照此表。)

    学院盖章:                      学院负责人签名:

    学院移交人签名:              档案馆接收人签名:

                                                           年  月  日


    附件2

    ___班新生档案移交明细表(本科生用)

    序号

    材料移交情况

    备注

    入学前

    档案

    学生

    登记表

    入团

    志愿书

    党组织

    材料

























































































































































































































    实交档案合计

    注:“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

    学院移交人签名:                 档案馆接收人签名:              时间:



    研究生新生档案移交明细表

    序号

    材料移交情况

    备注

    入学前

    档案

    入学

    登记表

    录取

    登记表

    党组织

    材料

























































































































































































































    实交档案合计

    注:“材料移交情况”请在相应空格内打“√”。未报到学生请予登记并在“备注”栏注明“未报到”。

     

    移交人签名:                接收人签名:                  时间:



    附件3

    本科新生档案整理归档操作指南

     

    步骤一:以班为单位收集新生学前档案。

    操作指南:收完后按学号顺序排列,由专人保管,确保档案安全。在进行入学资格、党团关系核查和档案装袋前暂不拆封。

    步骤二:以班为单位收集学生登记表。

    操作指南:收取一式两份,两份分开按学号顺序排列。登记表用黑色笔书写或打印,贴登记照(如表为打印,建议加贴一张登记照片,以利档案永久保存)。检查并保证每一份表都有学院学工办盖章和签署的意见、时间。

    步骤三:到档案馆领取新生档案袋。

    操作指南:9月16日后开始领取,请先与档案馆联系,电话59750765。

    步骤四:档案审核,填写《新生档案移交明细表》,档案装袋。

    操作指南:

    1.两人一组,第一人负责拆封、清点、合并档案材料,第二人负责核对并逐项填写《新生档案移交明细表》、档案装袋。

    2.将收集的某一个班的新生档案、学生登记表(一份)和档案馆发的新生档案袋均按学号排列(转班来的学生排在最后),分置于案前。

    3.第一人将密封的新生档案尽可能沿着边缘裁开,一定不能损坏袋内档案材料,拿出袋内所有的档案材料;逐一核对高中档案、高考招生材料、入团志愿书或团组织关系证明是否齐全,是否有入党材料,将情况报给第二人登记;将裁开的原高中档案袋对折,把从袋子里面抽出来的所有材料夹在中间,再找到该生的学生登记表、新生档案袋,一起交给第二人。

    4.第二人预先将全班学生名单(含未报到的和转班来的学生)按学号顺序(转班来的学生排在最后)填入《新生档案移交明细表》,再核对档案材料、学生登记表、新生档案袋是否属同一学生,按学号顺序规范填写《新生档案移交明细表》相关栏目,无误后将档案材料、学生登记表装入新生档案袋内,绕上封口绳。

    注意事项:

    1.《新生档案移交明细表》按照招生录取的名单逐一填写,未报到的、转班走的和转班来的要在“备注”栏分别标注“未报到”“转出”“转入”。

    2.“入团志愿书”一栏,只有有入团志愿书的才打“√”;没有入团材料的不要打“√”;没有入团志愿书但有入团证明或介绍信的,也不要打“√”。

    步骤五:编制《新生档案移交汇总表》。

    操作指南:将全院各班《新生档案移交明细表》收集齐全,汇总信息后,按要求将信息填入《新生档案移交汇总表》。

    注意事项:表内“未交学生名单”栏填写该班实际已报到但未交档案的学生姓名。请不要将未报到学生或转出学生名单填入。对于不用转档案的体育特长生,请将姓名填入“未交档学生名单”栏并在姓名后标注“(体育生)”。

    步骤六:学院审核。

    操作指南:将《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》(一式两份)报学院党委副书记审核,无误后,由副书记签字确认并加盖学工办公章。

    步骤七:移交归档。

    操作指南:

    1.学院老师联系档案馆学生档案室,商量确定好移交的具体时间。

    2.学院老师带5-6名学生协助,携带签好字的《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》(一式两份),将装好袋的新生档案和一份学生登记表搬运至学生档案室,确保搬运途中无材料散落。

    3.学生档案室组织人员,对照学院《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》,当面对新生档案进行逐份清点和表内信息核查,验收无误,由学院移交老师和档案馆接收老师在《新生档案移交汇总表》《新生档案移交明细表》在签名,档案馆、学院各存一份作为凭证。

    4.学院老师在档案馆学生档案归档登记本上登记归档情况。

    步骤八:补交档案。

    操作指南:学院通知因各种原因未能按时上交档案的同学,和上交档案材料不全(如缺高中档案、高招档案或入团材料)的同学,限定期限请学生提交档案,由学工组审核并开列补交清单后,最迟于10月31日前将档案移交档案馆。确实不能提交档案的同学,请其提交书面说明经学院确认后,将说明交档案馆。

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